Yksityisyytesi on meille ensisijaisen tärkeää
Vaikka toteutamme palveluita yrityksille ja organisaatioille, niiden takana on aina ihmisiä. Tämän vuoksi keräämme, tallennamme ja käsittelemme henkilötietoja, kuten yhteystietoja, asiakasyritystemme henkilöstöltä ja yhteistyökumppaneilta. Henkilötieto tarkoittaa kaikkia tietoja, jotka voidaan yhdistää tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön, esimerkiksi nimi, sähköpostiosoite ja tehtävänimike.
Toimimme henkilötietojen rekisterinpitäjänä ja käsittelemme henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen sekä voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tietosuojaselostettamme voidaan päivittää toimintamme tai lainsäädännön muutosten myötä, joten suosittelemme säännöllistä sen tarkistamista.
Joissakin tapauksissa saatamme myös toimia henkilötietojen käsittelijänä asiakkaillemme, jotka itse toimivat rekisterinpitäjinä. Näissä tilanteissa noudatamme asiakkaidemme tietosuojaselosteita ja -käytäntöjä, ja henkilötietojen käsittely perustuu aina selkeästi määriteltyyn palvelu- ja tietosuojasopimukseen asiakasyrityksen kanssa. Tällöin käsittelemme henkilötietoja yksinomaan kyseisen asiakkaan lukuun ja hyväksi, ja ainoastaan sopimuksen voimassaolon ajan.
1. Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjänä suhteessa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn on Exove Design Oy (jäljempänä myös “Exove Design” tai “me”):
Nimi: Exove Design Oy
Y-tunnus: 2381776-9
Osoite: Mikonkatu 9
Postinumero: 00100
Postitoimipaikka: HELSINKI
Puhelinnumero: 040 592 6218
Sähköpostiosoite: saku@exovedesign.com
2. Rekisteriasioita hoitava henkilö ja tietosuojavastaava
Yrityksessämme tietosuoja-asioita hoitaa Saku Pekka Sairanen:
Puhelinnumero: 040 592 6218
Sähköposti: saku@exovedesign.com
3. Rekisterin käyttötarkoitus
Kerättäviä henkilötietoja käytetään:
- Asiakkaan tunnistautumiseen ja käyttöoikeuksien hallintaan.
- Tilausten toimittamiseen ja asiakassuhteen ylläpitoon sekä kehittämiseen.
- Yrityksemme tuottamien palvelujen tarjontaan tai toimittamiseen.
- Markkinointiin ja asiakasviestintään.
- Palveluidemme parantamiseen.
- Asiakasprojekteihimme liittyviin tutkimuksiin, mukaan lukien asiakkaidemme tilaamiin kyselytutkimuksiin. Osallistuminen kyselytutkimuksiin on vapaaehtoista ja siitä ilmoitetaan tutkimukseen osallistuville etukäteen.
4. Tietojen keräämisen ja käsittelyn peruste
Asiakkaan tietoja kerätään ja käsitellään asiakkaan suostumuksella, tai asiakkaan kanssa tehtävän sopimuksen täytäntöön panemiseksi.
Asiakasprojekteihimme liittyvien tutkimusten yhteydessä kerättävien tietojen perusteena on tutkimukseen osallistuneen henkilöön antama lupa tietojen keräämiseen.
5. Rekisterin tietosisältö
Asiakkaidemme tai potentiaalisten asiakkaidemme edustajista kerättävät tiedot:
Yrityksen nimi, Y-Tunnus, Sähköpostiosoite, Puhelinnumero, Nimi, Henkilötunnus, IP-osoite.
Asiakasprojekteihin liittyvien tutkimusten yhteydessä kerättävät tiedot:
Nimi, Sähköpostiosoite, Puhelinnumero
Kerättävät tiedot voivat vaihdella tapauskohtaisesti.
6. Tietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään niin kauan, kun niitä tarvitaan asiakkaan kanssa tehtävän sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai asiakaspalvelun kehittämiseksi.
Erityisesti tutkimusaineistoihin liittyvät henkilötiedot säilytetään ainoastaan siihen saakka, kun tutkimus on saatu päätökseen. Tutkimuksen päättyminen määräytyy sen perusteella, mikä on etukäteen sovittu asiakkaan kanssa. Tämän jälkeen kaikki tutkimusaineistoihin liittyvät henkilötiedot poistetaan turvallisesti tai anonymisoidaan niin, etteivät ne ole enää yhdistettävissä yksittäiseen henkilöön.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Keräämme ja käsittelemme pääasiassa vain asiakkaidemme yhteys- ja projektihenkilöihin sekä potentiaalisiin asiakkaisiimme liittyviä henkilötietoja sekä asiakasprojektiemme yhteydessä järjestettäviin tutkimuksiin liittyviä henkilötietoja.
Rekisteriin kerätään tietoja:
- Pääasiassa henkilöltä itseltään.
- Viranomaisen pitämistä rekistereistä lain sallimissa rajoissa (esim. ytj.fi).
- Uusien potentiaalisten asiakkaiden osalta saatamme kerätä myös ns. prospektitietoja esimerkiksi LinkedInistä, yritysten verkkosivuilta tai käyttämällä prospektointityökaluja (esim. LeadFeeder tai Albacross).
- Asiakassuhteen aikana syntyy ja kerätään myös tietoa, pääasiassa kuitenkin asiakasyrityksiin liittyen.
Potentiaalisten ja nykyistenkin asiakkaiden osalta merkittävä lähde henkilötiedoille on kotisivumme ja sillä olevat yhteydenottolomakkeet. Keräämme tietoa myös verkkosivustomme käyttöön liittyen Matomo-analytiikka palvelun avulla.
Voit päättää, ettet halua sinua ja tekemiäsi seurattavan tällä sivustolla. Niin toimimalla suojaat yksityisyyttäsi, mutta samalla estät sivuston omistajaa oppimasta toimistasi ja siten estät paremman käyttökokemuksen kehittämisen sinulle sekä muille sivuston käyttäjille.
8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yrityksen ulkopuolelle. Osa yrityksen käyttämistä ulkopuolisista palvelun- tai ohjelmistontarjoajista saattavat säilyttää tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle, mutta koska tietoja tallennetaan ja käsitellään ensisijaisesti sähköisessä muodossa ja erityisesti pilvipohjaisissa palveluissa, saattavat jotkut palveluntarjoajistamme sijaita EU:n ulkopuolisissa maissa. Tällaisia ovat palveluntarjoajistamme muun muassa Google (pilvitallennus). Tässä tapauksessa varmistamme, että tietojensiirto tapahtuu lain edellyttämiä riittäviä suojakeinoja hyödyntäen.
9. Evästeiden (cookies) käyttö
Emme käytä sivustollamme ns. cookie-toimintoa eli evästeitä.
10. Rekisterin suojaus
Tiedot siirretään SSL-suojatun yhteyden ylitse.
Sähköiset tiedot on suojattu palomuurilla, käyttäjätunnuksin ja salasanoin.
Tietojen käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään.
11. Automaattinen päätöksenteko
Automatisoituja yksittäispäätöksiä (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22) ei tehdä.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa toteutettuna.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisua tai poistamista tai tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen. Hänellä on myös oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 18 ja 21 mukaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus tietojen käsittelylle tai tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle.
Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin.
13.Valvontaviranomainen
Jos koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai jos sinulla on muita huolenaiheita, sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Suomessa tämä taho on Tietosuojavaltuutetun toimisto. Voit ottaa yhteyttä Tietosuojavaltuutetun toimistoon seuraavasti:
Verkkosivu: Tietosuojavaltuutetun toimisto
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Puhelin: +358 29 566 6700
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki, Suomi
